Shadow Systems - O Lado Sombrio das Informações Por Grimaldo Oliveira
Estamos vivendo uma nova era, cujo acesso a informação pode decretar a ascensão ou falência de um negócio, seja este virtual ou físico. Geralmente o acesso a dados, que traduzidos levam à informação, não é uma tarefa fácil para as organizações. Existem empresas especializadas na busca de informações no "oceano" de dados para que outras possam sobreviver, ou melhor, sejam competitivas.
Um dos aspectos mais preocupantes, e que levam as empresas ao declínio, é o fechamento destes dados nos chamados Shadow Systems, "sistemas sombra" ou "silos de informação". Geralmente estes são softwares ou planilhas que são usados nas corporações de forma não oficial, geralmente em paralelo com os sistemas de operações como ERPs e CRMs, dentre outros.
Em grande parte a adoção destes sistemas é a necessidade do acesso a informações que o sistema "oficial" não atende a determinada funcionalidade, na forma que o usuário ou gestor gostaria. O que muitas vezes é comum, já que os sistemas não são consideramos meios fechados e definitivos e sofrem mudanças de acordo com o processo de negócio da empresa.
Os Shadow Systems são uma verdadeira preocupação para quem deseja utilizar uma ferramenta moderna e prática como o Data Discovery, pois se a grande vantagem desta é a construção visual, prática e fácil, o seu "calo" é a governança de dados que é, em muitos casos, abandonada pelas corporações ao redor do mundo. Governar dados, tem seu ápice com o compartilhamento de dados bem estruturados e com alta entrega de valor.
Podemos caracterizar as planilhas sem controle, os silos de dados em desktops de usuários e tudo que é desconectando do Data Hub - coleção de dados de várias fontes, organizadas para distribuição e compartilhamento - da empresa, como uma "praga" deste milênio. Estas "bases de dados" sem governança é quase como algo pirata dentro da organização. Não há garantia nenhuma no processo de consumo dos dados, que a informação estará lá quando demandada. O que se deve fazer é determinar as regras básicas e requisitos mínimos para que estes sistemas "sombra" possam participar/incorporar no processo de gestão da empresa.
Importante que as empresas se preocupem em bloquear todo e qualquer tipo de dado que não faça parte dos projetos e programas da organização e identifique as pessoas que promovem o uso e a multiplicidade destes conteúdos não autorizados. Deve-se pensar também em sistemas centrais que suprimam estes problemas.
O que precisamos entender é que as novas soluções que lidam com dados são modernas, mas não fazem milagre. Não estarão com uma diretiva ligada dizendo "epa! esta planilha é pirata!". Precisamos utilizar a tecnologia de modo síncrono com as decisões organizacionais, buscando as origens dos fatos para que os riscos sejam gradativamente minimizados, pensando sempre no resultado.
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